이제 본격적인 2021년의 하반기의 시작인 7월이네요.
혹여나 연초에 연간 일정을 세운 치과라면 올해는 계획대로 되지 않았을 것 같습니다. 코로나는 혹시나 해서 세웠던 내·외부 계획들을 변경할 수밖에 없는 요인이었으니까요.
늦어도 지금은 상반기에 못한 일정 다시 체크해보고 하반기로 조정해 진행해야 하지 않나 싶습니다.
혹여나 계획을 세운 적이 없었다면, 지금 생각해 보시는건 어떨까요?
연간계획을 세울 때는 큰 틀은 정해놓고 직원들과 함께 하는 것이 중요합니다. 원내일정, 외부행사, 명절휴가, 세무적 일정 등을 1월~12월로 월단위로 정리해야 합니다. 이 후에 부서/직급별로 연간 일정을 정하라고 할 수도 있습니다. 실장의 연간업무, 데스크 연간업무, 진료실(장비 및 관리), 기타 등의 업무로 나눠서 각자 업무에서 정리하게 하는 것도 필요합니다.
예를 들어 원내 일정에는 채용 및 신입교육, 성수기 매출목표, 원내이벤트, 로테이션 준비, 직원면담, 상호 평가, 송년회 등
먼저 분기별 고객관리로 마을회관 방문, 미내원 VIP 관리, 달력제작, 명절휴가 및 명절선물 등. 또 직원관리 부분은 실장(관리자)이 하게 하면 됩니다. 직원관리 및 워크샵, 직원면담, 휴가관리, 일정 등을 준비해야 합니다. 송년회 기획 및 진행도 실장 담당인데 이것을 연간 일정으로 정한 후에 준비하게 하고 준비과정을 기록으로 남기세요.
그래야 인수인계 받는 사람도 그 일정에 보고 자신만의 스타일로 준비할 수 있으니까요. 직원을 면담하는 것도 면담일지를 남기게 하고, 채용하고 교육하는 것도 각자 교육 프로그램을 운영한 자료들이 치과의 역사와 자료로 남게 하려면, 우선 연간 일정을 세우는 것이 먼저입니다.
그래야 체계적으로 접근하고 준비할 수 있습니다. 그렇지 않으면 비수기에는 비수기대로 그냥 시간이 흘러가 버리고, 성수기는 성수기대로 바빠서 아무것도 할 수가 없다는 이야기를 직원들에게 듣게 되며 원장님도 잔소리 아닌 잔소리를 하시게 되죠.
지난 번 어느 치과는 연말정산하는 기간을 놓쳐서 요청하는 환자에게 우편발송해야하는 어처구니없는 행정실수를 하기도 했습니다. 당연히 놓치지 않을 것 같은 일도 실수로 종종 발생합니다.
부서/직급별 해야 할 업무계획을 요청하시면 어떨까요? 그렇게 되면 서로 크로스 체크가 돼서 연간 일정에 각자(각 부서)가 해야 할 일들도 다시 한번 점검이 될 수 있다는 장점도 있습니다. 규모가 작은 치과면 원장님 혼자 정리해보셔도 좋겠네요^^
하반기를 새롭게 시작하는 마음으로 해보시면 어떨까요?
