인파워 병원교육컨설팅 그룹 신인순 대표
치과 건강보험 청구 시스템 진단을 위해 개원한 지 1년 된 병원을 방문했을 때의 일입니다.
신환 또는 구환이 왔을 때 기본 프로토콜이 병원의 표준이 아닌 각 개인에 맞춰져 있는 듯한 느낌이 들어 원장님께 여쭤봤더니, 맞다고 하셨습니다.
“회의를 통해 이러한 부분은 개선을 하시는 것이 좋겠습니다”,
“회의를 어떻게 해요?” 순간 아무 말도 못 하고 있었습니다.
“회의를 어떻게 하냐고요? 개원한지 1년이면 정말 활발하게 회의를 하셔야 하는데...”
“저도 잘 모르고 실장님도 잘 모르는 것 같더라고요. 준비를 해 보라고 했는데 저한테 어떻게 준비하냐고 물어봐서 저도 당황했어요. 그리고 회의하자고 하면 직원들이 별로 좋아하지 않아요. 제가 생각해도 굳이 해야 하나 싶기도 해요.”
이처럼 회의는 막상 하려고 하면 “어디서부터 어떻게 해야 하는지 모르겠다”, “무슨 말을 해야 하고 진행은 어떻게 해야 하는지 모르겠다”는 병원들이 있습니다. 그리고 어떤 병원은 원장님만 얘기하다 끝나는 경우가 많다고도 합니다.
치과의사도, 치과위생사도 학교에서 대부분 임상 위주 교육을 받고 졸업을 합니다. 그러다 보니 회의, 소통, 피드백 등에 대한 교육은 거의 받지 못해 이러한 어려움을 겪는 것 같습니다.
성장하는 병원의 공통점 중 하나는 바로 건강한 회의문화가 있다는 것입니다.
회의는 단순히 정보를 공유하고 의사결정을 하는 과정 이상의 의미를 가집니다. 그것은 조직의 비전과 목표를 향해 구성원들이 함께 나아가기 위한 핵심 동력이며, 성장하는 병원이라면 더욱더 그 중요성이 강조됩니다.
효율적이고 건강한 회의문화를 만들기 위해 다음의 5가지를 실행해 보시길 바랍니다.
첫째, 회의의 명확한 목적이 있어야 합니다. 모든 회의는 구체적인 목표를 기반으로 진행돼야 하며, 참여자들은 그 목적이 무엇인지 정확히 인지하고 있어야 합니다. 이를 통해 병원은 방향성을 잃지 않고, 모든 구성원이 같은 목표를 향해 나아갈 수 있습니다.
둘째, 회의 주제에 대해 사전 공유를 해야 합니다.
회의 시작 전에 목적과 주제를 모든 참가자에게 공유함으로써, 참가자들이 회의 준비에 시간을 할애하고, 더욱 적극적으로 참여할 수 있도록 합니다. 이는 참여자들이 회의에 대한 사전 생각을 정리하고, 안건을 준비할 수 있게 돕습니다.
셋째, 회의 시간제한 설정을 위해 타임키퍼(TimeKeeper)를 지정합니다.
회의를 하다 보면 아무래도 리더급들이 말을 하는 시간이 길어지게 됩니다. 그러다 보면 구성원의 의견을 듣지 못하고 진료 시간에 맞춰 회의를 종료하게 됩니다. 그래서 명확한 시간제한을 두어 회의가 지정된 시간 내에 종료될 수 있도록 해야 합니다. 시간 관리자 지정을 통해 시간을 엄격하게 관리함으로써, 회의의 효율성을 높일 수 있습니다.
넷째, 모든 구성원 참여를 유도해야 합니다.
모든 참가자의 목소리를 듣기 위해, 라운드 테이블 토론, 브레인스토밍 세션, 작은 그룹으로의 나누어 토론하기 등 다양한 전략을 사용합니다. 그중에서도 필자는 포스트잇 사용을 많이 권장하는 편입니다. 지난 호에서 언급했던 ‘심리적 안정감’이 부족한 경우라면 ‘내가 얘기하는 것이 틀리면 어떡하지?’, ‘의견을 내도 거절당할 거야!’라는 생각을 하게 되어 침묵을 지키는 경우가 대부분입니다. 그래서 모두가 참여하여 소통을 할 수 있게 포스트잇을 활용하다 보면 활용 전보다는 좋은 의견들이 나오게 됩니다. 그렇게 나온 의견을 취합해서 전략과 방향성을 세운다면, 구성원들도 그 의견에 보탬이 되었다고 생각해 조금씩 더 적극적으로 참여하게 될 것입니다.
다섯째, 회의가 종료된 후에도 지속적인 피드백을 해야 하기 때문에 회의록을 남깁니다.
“선명한 기억이 흐릿한 잉크보다 낫다”라는 말이 있습니다. 우리의 기억은 영구적일 수 없기 때문에 기록으로 남기어 지속 피드백을 해야 합니다.
이렇게 회의문화가 구축이 되면 병원 성장은 자연스럽게 따라오게 됩니다. 왜냐하면 구성원들은 자신의 목소리가 중요하게 여겨진다는 소속감과 함께, 병원의 성장에 기여하고 있다는 자부심을 느낍니다. 또한 지속적인 학습과 개선의 기회를 제공합니다.
성장하는 병원의 회의문화는 단순한 형식적인 절차가 아니라, 조직의 핵심 가치와 성장 동력을 형성하는 중요한 요소입니다. 그래서 구성원들이 하기 싫다고 해서 안 할 일이 아니라, 이것은 조직 내에서 마땅히 해야 할 일임을 리더는 구성원에게 알려주어야 합니다. 이를 통해 병원은 끊임없이 발전하며, 환자에게 더 나은 의료 서비스를 제공할 수 있게 됩니다.
