그 중에서 스탭의 업무를 보면 데스크에서 환자 접수, 문진 및 상담, 각종 서류작업 등이 있고, 진료실에서 어시스트 업무와 병행해 환자의 차트기록을 보고 전산기록을 하며 방사선촬영 등이 있다.
이 뿐만이 아니다. 환자의 진료가 끝나면 수납과 다음 치료예약으로 이어지며, 재내원을 관리하는 리콜환자 관리 및 각종 통계자료 관리까지가 스탭의 몫이다.
이렇게 많은 스탭의 업무를 과연 전산프로그램을 활용하지 않고 원활하게 잘 할 수 있을까. 치과의 업무는 대부분 환자의 기록을 중심으로 움직인다. 결국 차트기록을 치과 전산프로그램에 얼마나 정확히 입력하고, 적절히 관리하는지가 중요한 포인트라고 할 수 있다.
업무 편의성 및 만족도 증가
의료장비의 디지털화와 더불어 1990년도 이후 병원의 전산화는 급속도로 변했다. 1990년대 말까지만 하더라도 대부분의 소프트웨어는 마이크로소프트의 DOS 버전이었다. 보험청구도 대부분 명세서 출력으로 했기 때문에 Dot Printer A/S가 많았다. 하지만 이후 치과계에도 윈도우 OS의 확산과 더불어 프로그램에 많은 변화가 일어났다.
초기 치과 전산프로그램의 역할은 대부분 보험청구를 위한 도구에 불과했으며, 인적사항 기록과 보험청구 술식 입력, 청구송신 이렇게 3단계의 단순 업무 처리에 집중했다.
이후 2000년대에 들어서는 PC, 네트워크, 모바일 등 하드웨어의 성장과 더불어 치과의 프로그램도 빠르게 발전했다. 전자차트 프로그램, 환자관리 프로그램, 경영지원 프로그램 등 다양한 프로그램을 오스템임플란트(대표 최규옥, 이하 오스템)는 물론 여러 업체들이 출시했다.
하지만 이러한 하드웨어나 프로그램 개발속도에 비해 치과병·의원에서의 활용도는 매우 낮았다.
이러한 현상의 주요 원인 중 하나라고 볼 수 있는 요인은 스탭의 직무 전산화가 아닌 단순한 자료의 전산화 때문이라고 할 수 있다.
환자의 예약 장부 전산화 과정을 보면 장부에 기록하고 확인하는 방식에서 전산기록으로 변하는데 SMS 서비스가 중요한 역할을 했다. 결과적으로 스탭들이 이러한 변화를 인지하지 못하고, 효율적인 업무처리를 위한 개선 의지까지 없다면 자료의 전산화는 쉽게 이루어 지지 않는 것이 현실이다.
이후 전산 프로그램의 개발 방향은 스탭의 업무 편의성 향상과 환자의 만족도 증가를 목적으로 두고 진행되고 있다. 최근에는 개인정보보호법의 강화로 환자정보관리에 있어 보안성이 강화되고, 건강보험 확대 실시에 따른 여러 가지 자격조회 기능들도 빠르게 적용되고 있다.
디지털 장비의 활용도를 높이는 방향에 있어서도 편리성과 신속성 그리고 병원의 공간을 효율적으로 활용하는 측면에서 발전하고 있다. 전자차트 보급이 확대되는 이유는 종이차트를 대신해 공간 활용도를 높여 주는 것 뿐만 아니라 한눈에 영상자료와 각종 환자정보, 차팅자료를 볼 수 있으므로 편리성 면에서도 큰 변화를 가져오고 있기 때문이다.
결과적으로 진료 품질의 향상 효과를 내고 있으며, 환자와의 양방향 소통에도 크게 도움이 되고 있다.
스탭의 직무는 이러한 전산화를 통해 더욱 다양해지고 있으며, 전문적으로 변하고 있다. 청구심사 데이터를 이용해 보험청구 결과를 분석하고, 수납 및 진료 데이터를 분석해 향후 매출계획까지 세울 수 있는 부분들은 병원경영에도 큰 도움이 된다. 객관화 되고 계수화된 자료를 통해 정확하고 신속한 의사결정도 가능하게 한다.
실력 및 경력 검증 제도
이렇게 치과 경영에 있어 스탭의 업무범위가 확대되고 전문화되고 있는 상황에서 스탭의 경력과 실력은 성공적인 치과 운영에 중요한 요소가 된다. 때문에 이제는 경력과 실력을 객관적으로 확인할 수 있는 제도가 치과계에도 필요한 시점이다. 의료계에서는 스탭의 경력과 실력을 검증해 경쟁력을 높이기 위한 다양한 자격제도가 2000년대 말부터 시행되고 있다.
의료정보 및 행정정보관리를 검증하는 의료정보관리사(2009년부터 시행, 한국의료정보교육협회), 의료보험사(한국EDI정보관리협회, 2011년부터 시행), 의료보험사(대한병원행정관리자협회, 2011년부터 시행) 등 다양한 민간자격제도가 있다.
치과계에서도 이러한 움직임은 2011년부터 시작되고 있다. 마이덴티의 심사청구사, 대한치과건강보험협회의 청구사 등이 있으며, 두 자격증 모두 치과건강보험관련 업무의 효율성 향상을 위해 이론시험을 통한 자격부여를 주요 골자로 하고 있다.
병원사무관리사 또한 민간자격증으로 프로그램 사용경력을 인정하고, 이론시험을 통해 실력을 검증하는 제도다. 자격의 내용면에서는 치과건강보험의 청구뿐만 아니라 전산 프로그램에서 제공하는 다양한 업무에 대한 능력 검증이 다른 자격증과 차별화되는 점이며, 일종의 ‘두번에·하나로’ 사용경력 인정제도라고도 할 수 있다.
실제 5만명 스탭이 매일 사용
‘두번에·하나로’ 사용경력은 매월 프로그램에서 자동으로 송신 받을 수 있으므로 프로그램 사용자들은 간단한 환경설정만으로 경력을 등록할 수 있다. 물론 과거 경력은 웹사이트에서 인정받을 수 있다.
오는 12월 8일 제1차 시험을 실시하는 병원사무관리사는 오스템에서 제공하는 ‘두번에·하나로’ 사용자에 대한 경력 인정과 치과사무능력 평가를 통한 실무형 자격제도다. 이미 1만 1000여개 치과에서 사용, 실제 사용자수는 5만여 스탭이 매일 업무에 사용하고 있는 ‘두번에·하나로’를 기본으로 하는 병원사무관리사를 통해 스탭들은 치과에서 객관적으로 실력을 인정받을 수 있게 된다. 앞으로 병원사무관리사 자격제도를 통해 치과에 근무하는 전문 종사자들의 직업능력 증진과 가치 향상에 기여할 것으로 큰 기대를 모으고 있다.
신태하(오스템) 회원서비스 팀장은 “오스템에서 제공하는 ‘두번에·하나로’는 국내 치과용 소프트웨어 분야에서 부동의 시장점유율 1위를 차지하고 있다”며 “치과 운영에 필수적인 프로그램으로 인식되고 있다”고 말했다.
특히 “‘두번에·하나로’는 환자·진료·보험청구·치과경영·영상관리 등의 업무를 지원하고 있으며, 병의원의 효율적 운영에 도움이 되는 다양한 관리 기능과 편의 기능을 제공하여 환자의 만족도를 높이고 있다”며 “앞으로 ‘두번에·하나로’ 프로그램과 병원사무관리사 자격제도와의 시너지 효과를 통해 급변하는 치과 트렌드를 이해하고, 체계적인 계획을 세운다면 고객의 신뢰를 구축함과 동시에 성공적인 치과 경영에 한발 앞설 수 있게 될 것을 확신한다”고 밝혔다.
치과 전산 소프트웨어를 대표하는 ‘두번에·하나로’ 솔루션은 치과 업무의 편리성과 안정성을 위주로 개발되었으며, 치과 운영에 있어 ‘선택이 아닌 필수적인 솔루션이다’라는 고객들의 평을 듣고 있다. 앞으로 치과 분야를 선도하는 대표적인 덴탈 소프트웨어로서 그 기틀을 더욱 확고히 다질 것으로 전망된다.
