“업무가 많아 바쁜데 회의까지 해야 하나요?”
“매번 원장님이나 실장님들만 말씀을 너무 많이 하시고 길어져서 너무 힘들어요”
“너무 회의를 자주 하거나 많이 하니까 너무 비효율적인 것 같아요”
치과에서 진행하는 회의는 환자의 원하는 서비스 부분이나 진료의 질을 향상하고 직원의 만족도를 최대화하는 중요한 운영체계이다.
조직에서 회의를 성공문화로 만들려면 신뢰를 기반으로 둔 의사소통으로 구성원의 서로의 성공에 영향을 미치는 협력 문화가 되어야 한다.
1. 회의 목적
치과 회의는 진료의 흐름에 문제점이나 업무의 개선. 경영진 회의 환자의 정보를 공유하는 챠트 회의 등 각 병원 상황에 따라 주제와 토의 내용은 다르다. 회의 목적과 주제를 명확하게 전달하여 사전에 준비할 내용이나 의견 등을 구성원들이 나눌 수 있도록 유도하거나 미리 회의 전달 사항 유인물로 작성하여 배포하고 각자 부서별 전달할 사항을 미리 기록할 수 있는 양식으로 신속하게 요점만 정리하여 전달하여 회의의 시간을 단축할 수 있게 하고 회의 목적에 맞게 집중하여 운영할 수 있게 한다.
2. 구성원
회의의 목적에 맞추어 참여해야 할 구성원들을 정한다.
3. 회의 원칙
회의 진행하는 정확한 시간과 회의 운영 방식을 정하고 의견이 한사람에게 집중되지 않게 진행자를 결정하거나 로테이션으로도 진행하는 방법도 활용하기도 하고 회의 참석자가 의견을 제시할 때도 진행자가 발표 시간을 정하여 주어진 시간 안에 발표를 할 수 있게 경우도 있다.
진료의 흐름의 문제점이나 서비스 관련된 내용을 개선할 내용을 주제로 회의를 진행하고 싶은 경우는 많은 직원을 회의에 참여시키기 위해 브레인스토밍처럼 포스트잇을 이용하여 의견을 제시하게 하고 내용을 주제별로 분류하고 최종 2가지 의견을 정리하여 결과를 도출하기도 하고 브레인라이팅처럼 3가지 의견을 기록하게 하여 의견을 받아 선택하고 결과를 내기도 한다. 적극적으로 발표는 하지는 않지만 다양한 직원들의 의견을 알 수 있었다.
4. 회의 기록 및 피드백
회의 일지는 시간, 장소, 참여자, 회의 주제. 회의내용을 작성하고 결과에 대한 요점을 기록한다. 회의 일지를 작성하고 기록하므로 회의내용에 대한 구체적인 실행방안을 설정하여 개선되고 있는지 확인하고 다음 회의 진행에서 피드백이 가능할 수 있게 한다.
얼마 전 읽은 책에서 리더의 언어는 간단하게 (simple), 쉽게 (easy). 짧게(short) 하고 업무를 하게 할 때는 어떤 목적으로 왜 해야 하는지. 결과물이 있어야 하고 원칙이 있어야 한다고 했다.
