진료 수수료의 설계
치과병(의)원은 공동체의 표준, 치과진료 철학, 원무 원칙을 작성한다.
진료 수수료의 지불방법
치과의사는 치과직원이 제공하는 치과치료의 질을 개선하고 자기 환자의 기대에 부응하도록 계속 노력한다. 환자는 진료 수수료 지불방법의 유형을 치과의사에게 수락하고, 치과의사는 환자에게 지불방법을 유연하게 하거나 업무전략을 통해 환자에게 맞도록 맞춤 제작한다.
전액지불(payment in full), 보험 청구금(insurance billing), 지불금의 연장 방법(extended payment plans), 신용카드(credit cards)이 있다.
진료 수수료를 지불하는 방법의 의사전달
치료계획이 완성되면 치과경영관리사는 진료수수료를 지불하는 방법을 작성하는 책임이 있다. 이 계획은 수행할 치료, 각 서비스의 수수료, 원하는 지불방법을 나타내는 단순한 서식으로 서면 작성한다.
외상매출금(accounts receivable)의 관리
외상매출금은 진료대가로 치과의원에 납부할 환자의 부담금이다. 치과의사, 회계원, 원무 관리자는 미불된 액수의 한계를 정했다가, 금액이 한계를 넘으면 조심이 시스템 분석을 시행한다. 이 분석은 예산 내에서 청구서 유지를 강화하는 부위를 보여준다. 외상매출금을 관리 및 통제하는 여러 단계를 따른다.
1. 진료 수수료에 관한 자료의 수집
기억할 점
신용보고 대리점에 보고서를 요청하기 전에 환자의 허락을 받아야 한다.
2. 치료계획의 준비
치료계획은 치과의사가 추천하고 환자가 동의한 치료 내용이다. 치과경영관리사는 치료계획을 서면작성할 책임이 있고, 환자에게 서면 작성된 계획서를 제출하고 진료 수수료의 지불방법을 논의할 수 있다.
3. 외상매출금 보고서의 조정
외상매출금의 조정업무는 매달 점검한다. 치과의사, 원무관리자, 회계사는 치과의원의 늘어나는 빚의 한계를 두려워한다. 외상매출금이 한계를 넘으면 청구서를 재검토하고 예산안(budget) 계획 보고서와 노화된 계산 보고서(account aging reports)를 확인한다.
4. 수금과정
지불금을 수금할 목적으로 환자에게 지불금을 독촉하는 방법이다.
① 수준 1: 우호적인 독촉(friendly reminders)
② 수준 2: 전화 독촉(telephone reminders)
③ 수준 3: 수금편지(the collection letter)
④ 수준 4: 최후 통첩(ultimatum)
⑤ 수준 5: 청구서를 수금으로 전환(turning the account over to collections)
공정하게 빚을 수금하는 지침
1. 채무자와 접촉하는 시기와 방법
채무자가 전화를 걸지 않는 한 오전 8시 이전 또는 오후 9시 이후에 전화를 걸지 않는다.
2. 수금과정에서 금지되는 차변(借邊)(debit, 略: dr.)의 유형
① 골칫거리 : 누구에게나 괴롭히고, 억압하고, 오용하지 않아야 한다.
② 거짓 명세서 : 빚을 수금할 때 일부 거짓 명세서를 사용하지 않는다.
③ 협박 : 합법이 아니면 목적을 위해 협박하지 않으면서 내용을 실제 행사한다.
④ 불공정 처리과정 : 수금원이 빚을 수금할 때 불공정한 방법으로 착수해서는 안 된다.
3. 접촉할 대상
연락 대상은 청구서에 법적 책임있는 개인이나 다수이다.
수금전화(collection calls)를 준비하는 단계
① 전화걸기를 계획한다.
② 채권자에게 할 질문을 계획한다.
③ 전화를 건다.
④ 문제 해결을 준비한다.
⑤ 예상되는 내용을 고찰한다.
⑥ 예상되는 내용을 기록한다.
수금 수준(level)의 시간표(time table)
기간의 간격은 치과의원의 정책에 따라 설정한다.
① 0~30일째 : 명세서 발송, 보험청구의 처리, 견적서를 감시한다.
② 30-60일째-수준 1 : 명세서를 우호적인 독촉장으로 사용한다.
③ 60-90일째-수준 2 : 전화통화를 계속한다. 문제를 찾아 해결책을 제공한다. 전화통화의 결과를 요약해서 환자에게 서면 통지한다.
④ 90-120일째-수준 3 : 수금편지를 보내고 전화통화를 계속한다.
⑤ 120일 정도 : 수준 4로, 환자에게 최후통첩을 주는 편지를 발송한다.
⑥ 편지에 무반응-수준 5 : 청구서를 수금으로 전환하거나 소액청구 법정에 소송을 제출한다.
참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
