모든 것이 디지털화 되어가고 있는 요즘, 다이어리나 노트를 들고 다니며 자료를 정리하던 게 언제였던지 기억조차 잘 나지 않는다. 지금은 사람들과 메신저, 이메일을 통해 대화를 나누고 심지어 학교에서는 일부 수업에 태블릿을 활용하기도 한다.
Microsoft의 빌게이츠 회장의 저서 『생각의 속도(1999년)』에서도 일찌감치 ‘종이 없는 사무실’에 대해 예견하였고 20여년이 지난 지금 그것이 현실화되고 있는 것 같다. 필자 역시 넘쳐나는 정보를 노트북이나 클라우드에 보관하여 관리하고 있는데, 수년간 자료가 쌓이다 보니 중요한 것과 그렇지 않은 것이 마구 흩어져 있어 원하는 것을 찾는 것이 아무리 디지털 세상이라 해도 결코 쉽지만은 않았다. 이에 꽤 쓸만한 자료 정리 방법을 찾게 되어 소개해 보고자 한다.
PARA방법(The PARA Method)이라 불리는 이 정리법은 자료를 마감 기한과 사용 빈도에 따라 분류한다. 특히, 특정 도구에 종속되지 않아 노* 같은 전문 도구를 사용하지 않더라도 적용할 수 있어 그 범용성이 매력적이다. 클라우드를 이용한다면 폴더 구조로써 활용해도 나쁘지 않다. 또한, 개념을 이해하면 바로 적용할 수 있을 만큼 아주 쉽다고 느껴졌다.
PARA는 네 가지의 큰 카테고리로 시작하는데 프로젝트(Projects), 영역(Areas), 자료(Resources), 보관(Archives) 앞 글자를 따서 이름 지었다고 한다.
1. 프로젝트(P)는 기한이 정해진 일을 의미한다. 예를 들어 회사에서 기한내 처리해야 할 업무나 이사와 같은 개인적인 일들이 포함된다. 그저 매일매일 숙제하기와 같은 것은 이 곳에 속하지 않는다. 기한이 있다는 의미는 그 만큼 중요도가 높고 자주 찾게 된다는 것에서 가장 중요하지만, 프로젝트가 완료되면 더 이상 이 곳에 두지 않고 Areas 또는 Archives 로 이동하게 된다.
2. 영역(A)은 기한은 정해지지 않았지만 내가 지속적으로 주변에 두고 추적해야 할 대상들을 둔다. 여기에는 【마케팅/제품관리/R&D】와 같은 업무적 책임이나 【건강/재정/자녀】 같은 개인적 책임을 지고 있는 것들이 위치한다. 내가 팀장이라면 그에 맞는 팀관리업무도 여기에 포함될 것이다.
3. 자료(R)은 그 외에 다양한 주제나 관심사를 모아두는 곳이다. 여기에는 【그래픽자료/영상】 같은 업무와 관련된 것뿐만 아니라 【사진기술/현대문학】과 같은 개인적인 관심사를 모아두고 언제든 필요할 때 활용할 수 있도록 한다.
4. 보관(A), 마지막으로 이 곳에는 더 이상 사용하지 않지만 남겨두어야 할 것들이 위치하게 된다. 【끝난 프로젝트】, 【활용도가 없어진 영역】, 【관심 없어진 주제】등이 이 곳으로 이동하게 된다.
중요한 것은 자료를 구조화하는 것으로 끝내선 안 된다는 점이다. 나의 관심사는 시시각각 변하며 그에 따라 주제가 PARA 간을 자유롭게 이동해야 한다. 그러면 내가 필요할 때 언제든 빠르게 접근하고 찾을 수 있는 훌륭한 나의 두 번째 뇌가 되어 줄 것이다.
