최근 치과계는 경기침체의 여파로 큰 시름을 앓고 있다. 그러다 보니 시름이 적었을 땐 보이지 않던 문제들이 보이기 시작한다.
우리 치과에도 이런 문제들이 차오르고 있는 것이 보이더니 어느덧 신발을 적실 정도로 차 올랐다. 이젠 닦아내야 할 때라는 강한 느낌을 받는다.
그런데 우려되는 것은 원장님들이 너무나 많은 일을 하고 있어 우리 치과의 문제가 나오는 수도꼭지를 모두 찾지 못하는 경우가 의외로 많을 수 있다는 것이다.
원장은 병원을 총괄하는 CEO이자 최전선에서 직접 의료행위를 시행하는 CTO이며, 병원에 투자하고 모든 자금을 관리하는 CFO이고 모든 임직원을 관리하고 모든 환자를 응대하는 COO이기도 하다. 세상 어느 업종에도 한 사람이 이렇게 많은 책임을 가지고 있는 업종은 없다.
이처럼 혼자 많은 일을 하는 원장님들이 전체를 보는 눈으로 수도꼭지를 찾을 수 있는 확률은 높지 않다. 그 확률을 높이기 위해서 꼭 실천해야 하는 일이 몇 가지 있다.
매출장부는 어느 병원에나 있다. 작은 수첩일 수도 있고, 엑셀로 만든 파일일 수도 있고, 전자차트나 통계프로그램을 사용하는 경우도 있다. 그렇다면 지출장부는 어떻게 관리하는가?
기업컨설팅을 하다가 병원컨설팅을 하면서 가장 놀라운 경우 중 하나가 병원지출규모에 대한 정확한 자료가 적다는 사실이다.
거의 매일 나가는 지출에서부터 매월 고정비로 나가는 지출에 년 단위로 나가는 지출까지 그 많은 지출에 대한 관리가 매우 미진하다는 사실에 놀라웠다.
심한 경우는 영수증처리도 제대로 하지 못하고, 그냥 회계사무소에서 전달받은 서류 하나로 모든 것을 마감하는 경우도 있다.
즉, 수입통장에는 계속 돈이 들어오지만 지출통장은 항상 모자라는 현상에 고개만 갸웃거리며 ‘왜 항상 돈이 모자랄까?’라고 되내이며 그냥 넘어가는 경우다. 이 경우 절대로 문제의 수도꼭지를 찾지 못한다. 그럼 어떤 일부터 실천해야 할까?
잘하는 병원의 사례에 지출관리에 대한 사례가 많이 나온다. 공통점은 ‘매일 기록한다’다. 엑셀파일이나 전자차트나 ERP프로그램 그 어떤 것도 좋다. 매일 기록하는 것이 실천 해야 할 첫 번째다(수첩에 수기로 기록하는 것은 지양하라). 데스크에 주는 시제에 대한 기록을 담당자를 정해 기록하게 하고, 인건비나 임대료 등 고정적인 비용에 대해서는 CFO역할을 하고 있는 원장님이 기록해야 한다.
매월 기록된 지출내역을 구분해 월 평균 지출규모를 알아야 한다. 영수증이나 세금계산서도 꼼꼼히 기록해서 정리해야 한다. 이렇게 한달, 두달, 세달 기록하다 보면 지출의 내용을 조금 알게 된다.
1년이 지나 결산을 해보면 지출의 흐름을 흐릿하게 볼 수 있다. 1년이 지나 작년에 기록한 내용과 비교하기 시작하면서는 지출의 흐름을 잡을 수 있다. 이 지출의 흐름을 잡게 되면 지출을 관리할 수 있게 돼 계획적인 지출을 시작할 수 있다.
누구를 시키기보다는 직접 해보는 것이 가장 빠르게 수도꼭지를 찾을 수 있는 실천방법이다. 그래야 첫번째 수도꼭지를 잠글 수 있고 발이 젖지 않는다.
