재정기록의 조직에 필요한 구성요소
환자정보는 (1)청구서 지불에 책임이 있는 개인을 확인하고, (2)보험 적용범위를 확인한다. 거래를 기록하는 방법에는 (1)전산을 이용한 방법과 (2) “pegboard” 또는 “한번에 글을 쓰는 체계(one-write system)” 를 이용한 수작업 부기가 있다. 청구서는 (1)환자와 (2)보험회사에게 보낸다.
청구서 작성(Billing)
청구서 작성은 청구서의 현재 상태에 책임있는 상대(개인이나 보험업자)에게 통고하는 과정이다. 보험업자는 주치의 치과의사의 명세서(청구서식)를 받고 환자는 명세서를 받는다. 명세서는 서비스한 날짜, 환자 표시, 모든 거래(치료와 지불금)를 나열한다. 환자에게 명세서로 미수금을 요청하므로 환자가 명세서를 읽어 이해하기 쉬어야 한다. pegboard 체계가 있다.
환자거래를 관리하는 일과
HIPAA
사생활 규칙:
PHI 일상전표는 모든 임상차트에 붙이고 치료실로 보낸다. 치료가 마무리되면 임상 치과보조사는 일상 전표를 작성하여 환자와 함께 전표를 원무과로 돌려 보낸다. 치료정보는 거래 게시에 사용되고 다른 정보는 환자의 다음 약속을 세우는 데 사용된다.
1. 환자 신원의 확인
2. 일상전표의 생성
3. 거래의 게시(환자의 원부 카드, 영수증, daysheet의 입력)
4. 하루 과정의 마감 작성(입력실수의 발견)
① 입력실수를 찾는 법
금액을 점검한다. 잘못된 칼럼에 위치한다. 차이가 3 배이면 10-키 추가 기능키의 더하기 오차가 된다. 모든 수직 칼럼을 다시 더하고 수평계산을 점검한다(합산). 가끔 정산액이 부정확하게 계산될 수 있다. 입력 위치가 바뀌어 숫자가 역으로 작성된다(14 대신에 41로 서면작성).
필적이 나빠서 숫자를 잘 못 작성하면 부정확하게 해석된다. 정정되면 게시과정의 증명이 완성되고 대차 차감한다. 게시내용의 증명을 정확히 작성하고, daysheet의 하단에 기타 통제요소(외상매출금의 통제, 외상매출금의 증명, 현금지불, 현금통제)를 작성한다.
② 지불금의 게시
진료시간에 지불금을 수령하고 추가로 치과의원은 메일로 지불금을 매일 받는다. 환자와 보험회사의 수표는 매일 거래와 같은 방법으로 외상매출금에 게시된다. 환자의 원부 카드를 꺼내서 daysheet에 놓고 지불금 정보를 입력한다.
③ 신용카드 지불금의 게시
지불은 신용카드 및 출금(직불)카드로 환자와 치과의원에게 거래 영수증을 생성하고 특정 계좌로 돈이 직접 입금된다. 현금이나 수표 지불금처럼 daysheet에 거래를 기록한다.
④ 정산(조정)
환자의 차감잔액을 줄이는 정산 종류는 인정 못하는 보험 부과금, 전문가 우대, 고령자 할인, 수금 못할 수수료가 있다. 환자의 차감잔액을 정산한 반환 수표, 선불에 의한 신용대부 잔액, 기한이 지난 청구서가 대상이 된다.
⑤ 회계감사 보고서의 작성은 (1)생략이나 오차를 밝혀서 정정할 수 있고 (2)횡령(피고용인의 절도)에서 고용주를 보호하므로 필요하다.
⑥ 잔돈관리(petty cash, 거스름 돈)
5. 재정거래를 관리하는 일상 과정
(1) 약속 전날
① 환자 차트를 꺼내서 내용을 재확인한다.
② 약속을 확인한다.
③ 매일 계획을 글로 적고 각 치료실과 다른 장소의 복사본을 만든다.
④ 만기되는 치과기공 업무를 점검한다.
⑤ 필요하면 전화통화 목록으로 계획을 작성한다.
(2) 약속 당일
① 일상 전표를 생성한다.
② 예정 계획을 점검한다.
③ 치과직원은 차트를 재확인한다(소규모 직원 회의).
④ 환자가 도착하면 재정, 의학적, 보험정보를 증보한다.
⑤ 치료가 끝나면 환자의 퇴원 계산을 수행하고, 거래내용을 게시하며, 다음약속을 세운다.
⑥ 메일 지불금을 처리한다.
(3) 약속날 마감
① 일일 거래의 게시를 마무리한다.
② Daysheet를 대차 차감하고 필요한 보고서를 만든다.
③ 회계감사 보고서를 작성하고 모든 차트를 설명한다.
④ 보험처리를 완성한다.
보고서
치과의원에서 사용되는 보고서는 소환 약속이 만기된 환자, 치료계획을 마치지 않은 환자, 미불된 보험청구 환자를 나타낸다. 보고서는 치과의원의 재정상태와 치과진료팀에게 치과의원의 강점과 약점을 보여주며 필요한 정정을 한다. 회계사와 부기계원이 국가공무원에게 재정정보를 보고하는 법률문서가 된다. 치과경영관리사는 회계사가 재정보고서를 제작하는 데 도움이 되는 재정자료의 수집 및 유지에 책임이 있다.
재정보고서는 치과의원의 재정 건전도를 결정하는 데 사용한다. 회계사는 재정보고서로 업무, 수입, (종업원에게 지급된 급여 총액을 기초로 하여 고용주에게 과하는)지급 급여세를 보고한다. 손익계산서, 외상매출금 보고서, 실적 보고서가 있다.
추가 보고서는 보험 보고서, 외상 매입금의 보고서, 은행 예금계좌(bank account) 보고서, 지급급여(급료 총액)가 있다.
