Q. 이제 막 데스크 업무를 보게 되었다. 환자와의 상담을 성공적으로 이어가기 위해 꼭 알아야 할 점이 있다면 어떤 것이 있는가.
환자와 상담 시에는 파노라마, 엑스레이, 차트, 예진 기록 등을 확실하게 살펴본 후 상담에 들어가야 한다.
정당히 받아야 하는 진료비에 대해서는 당당하게 청구하고, 비용 문제는 반드시 확실하게 해둬야 한다. 진료차트에도 반드시 상담 내용을 기록해야 한다. 질문을 유도하고, 짧은 문장을 사용할 필요가 있다.
환자가 부끄럽게 여기거나 수치스럽게 여기는 콤플렉스에 대해서는 배려하는 자세가 필요하다. 예를 들어 젊은 청년이 틀니를 계획하고 있을 시 환자가 자존심이 상하지 않도록 데스크나 접수실에 조용히 안내하고, 다른 환자가 들리지 않게 이야기를 해야 한다.
Q. 예약 관리는 어떻게 하는 게 좋은가?
환자의 예약 순서는 철저히 지켜야 한다.
특히 환자에게 예약 시간의 중요성을 인식시켜 예약 부도가 일어나지 않도록 하는 것이 중요하다. 환자가 예약시간을 지켰을 경우에는 10분 내에 진료실로 바로 들어갈 수 있도록 하고, 예약 시간을 지나치거나 어겼을 경우 기다린다는 점을 명확하게 알려야 한다.
또한 예약 스케줄을 잡을 때는 직원들의 업무 부담을 최소화할 수 있게 조절해야 하며, 진료에 걸리는 시간을 예상해 잡아야 한다.
케이스마다 진료시간이 다를 수 있지만 단순발치 20분, 레진치료 20분, 임플란트 식립 1개 당 1시간 등 본인이 근무하는 치과에서 진료에 걸리는 시간을 체크해 예약을 조절해야 한다.
Q. 치과에서 사용하는 기자재는 다양하다. 기자재 관리는 어떻게 하는 것이 좋은가?
지난 몇 년간의 재료 구매 리스트가 있다면 이를 토대로 올해 재료 구매 예산을 책정하고, 재료 구매 리스트가 없다면 지금 바로 우리 치과의 기자재 관리 리스트를 작성해 재고를 파악할 필요가 있다.
특히 재료의 반출과 반입은 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다. 만약 담당자가 아닌 다른 직원이 재료를 사용했을 때는 반드시 재료 반출입 대장에 기입해야 한다.
또한 재고 조사는 정기적으로 실시해 수령을 맞춰보고 확인해야 한다.
유통기한이 지난 재료는 재고가 아니다. 유통기한이 지난 재료는 정리하고 나머지 재료들의 리스트를 작성해야 한다.
