<178호에 이어>
(2) 지시내용이 정확해야 한다.
지시하기 전에 지시자는 지시내용이 명확한지 다시 생각해 봐야 한다. 예를 들어 원장이 실장에게 ‘임상교육 매뉴얼제작’을 지시 할 때 명확한 지시내용은 ‘신입을 포함해 우리병원에 새로 오는 진료스탭이 진료업무에 한 달 이내에 적응할 수 있도록 교육하는 프로그램을 만들고 이를 누구나 찾아볼 수 있게 문서로 매뉴얼화하라’라는 것이 된다. 정확한 지시에는 ‘왜 하는지 이유’와 ‘어떻게 해야 하는지 방법’이 구체적이어야만 정확하다.
(3) 마감일이 있어야 한다.
지시자는 반드시 언제까지라는 일정을 명령하거나 지시 받는 사람에게 확답을 받아야 한다. 그래야 일이 시작되고 보고받을 일자를 정할 수 있으며, 지시하는 당사자도 보고받을 의무를 게을리 하지 않고 지시한 일을 관심 있게 지켜보게 된다.
실장이 데스크직원에게 지시한 일이나 원장이 실장에게 지시한 일에는 마감일이 정해져 있지 않다. 이는 차일피일 미루게 되다가 중요순위에서 밀리고, 바쁜 치과 일상 중에 ‘급한 일이 아니기 때문에’ 숨겨지고 잊혀지게 된다. 이것은 조직 내에 불신을 만드는 단초가 되기도 한다.
(4) 반드시 확인한다.
가장 최악의 상황은 지시한 당사자가 지시내용을 잊어버리는 경우다. 바쁜 치과에서는 종종 일어나는 일이다. 그래서 메모는 지시 받는 사람만 하는 것이 아니라 지시한 사람도 해야 한다. 메모의 내용은 ‘언제, 누구에게, 무슨 이유로, 어떤 일을 지시했는데, 언제까지, 어떻게 보고하라고 했다’ 정도만이라도 꼭 적어놓아야 한다.
그리고 중간중간 확인하고 꼭 보고 받아야 한다. 지시를 한 후 지시자가 잊어버리면 그 지시자의 업무지시는 힘을 잃어버리고 심지어 무시돼버릴 수도 있기 때문이다.
보고는 소통의 중심이다.
앞서 말한 대로 보고는 ‘일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알리는 행위’다. 바로 조직에서 일어나는 소통의 모습이다. 이런 보고가 없거나 잘 이루어지지 않는다면 그 조직은 소통이 안 되는 조직이라 할 수 있다. 조직에서 일이 진행되려면 누군가는 지시를 내려야 할 것이고, 누군가는 지시에 따라 진행을 할 것이며 일의 결과가 나타나야 하는 것이다.
우리 병원에 보고가 잘 되는지 안 되는지를 살펴보는 가장 쉬운 방법은 지시자의 노트, 다이어리, 휴대폰을 살펴보면 된다. 거기에 지시한 내용이 메모가 잘 돼 있고 보고받을 날짜가 기록돼 있다면 그 병원은 보고가 잘 되고 있을 확률이 높다.
거의 없다시피 한다면 둘 중에 하나다. 하나는 지시자의 지시 없이도 원활 하게 잘 돌아가는 병원이거나, 보고가 잘 안돼 소통이 안 되는 병원의 경우일 것이다.
이 글을 읽는 병원의 원장, 실장, 팀장 또는 고연차는 스스로 작년 노트나 다이어리, 휴대폰일정을 확인해 보라. 현실을 확실히 확인했다면 오늘부터 언급한 보고를 잘 받는 4가지 원칙에 따라 지시를 내려보자. 분명히 다른 점을 느낄 수 있을 것이다.
