치과예약, 직원 모두가 알아야 하는 이유
치과는 왜 ‘똑닥’을 이용할 수 없을까요? 예약 하는데도 왜 기다려야 할까요? 근처에서 쇼핑 좀 하다 와 진료 받을 수 있을까요?
치과에서 일하는 실무진에게 예약제는 익숙한 시스템입니다. 하지만 잘 관리되지 않고 좀처럼 쉽지 않은 영역이 바로 예약관리입니다. 또 매출 관리 첫 번째 기준이 되는 컨설팅의 영역이기도 합니다.
예약현황관리를 통해 우리는 어떤 것을 확인할 수 있을까요? △당일 예상 수납금 △당일 기공물 관리 현황 등 예약의 카테고리를 설정한다면 유형별 진료현황에 대한 부분이 확인됩니다.
하지만 때때로 여러 사람이 예약을 잡기도 하고, 기준이 명확하지 않다. 예약이 중복되어 잡히거나 어떤 경우에는 예약이 너무 느슨해지고 또한 중요한 환자들의 취소로 이어지는 경우도 있습니다. 예약의 기준을 어떻게 관리하면 좋을까요? 주요진료항목을 그룹화 하여 유형을 나눕니다.
■예약유형 예시: A-수술, 외과, 발수, 시간이 오래 걸리는 레진/B-교정, 신경치료, 레진, 프렙/C-셋팅/D-그 외 보험진료, 치근활택술, 정검, 및 상담 등 각기 치과마다 분명히 이렇게 그룹화를 정할 수 있을 것이고 여기에 항목 당 치아개수에 따르는 유닛시간도 정리해서 모든 직원들이 공유해야 합니다.
이 주요항목을 동시에 시행할 수 있는 기준에 대해 원장님과 자세히 이야기를 합니다. 또한 예정과 달리 무리하게 AA 또는 ABB 등의 진료가 진행된다면, 그 시간대를 같이 공유하고 동시간대 한 명의 의사가 진행할 수 있는 유형기준에 대해 정리를 합니다.
예를 들어 A진료 한 건, B진료 한 건, C진료 한 건 등 입니다. 보통 한 명의 의사가 30분의 유닛에 진료실 직원이 5명 정도 있다고 할 때, A-발수 마취를 하고 B로 넘어가서 레진을 올려놓은 다음, A-발수 마무리를 한 뒤 B로 넘어가서 폴리싱으로 마무리를 합니다.
그럴 동안 C진료를 맡은 직원은 임프 준비를 하거나 세팅 준비를 해놓습니다. 이제 대기하고 있는 정기검진환자나 신환환자에 대한 사진촬영 및 테라피 및 스켈링은 진단하에 미리 해놓고 진단을 받습니다. 직원들의 업무수행율과 호흡에 따라 분명 ABCD의 진료 건수 등은 조절되어야 할 것입니다.
진료항목을 결정한 뒤 동시 시행건수의 기준을 명확히 정한 뒤 트래픽이 걸리는 타임을 잘 체크해보면 직원들의 업무수행의 스킬을 높이기 위한 교육계획서를 작성하고 있는 경영진들의 모습을 볼 수도 있을 것입니다.
마지막으로 다음번 이 진료를 할 때, 실제 의사의 예상시간을 정확히 기입해 놓으면 좋습니다. 환자들은 일단 의사의 진료가 끝나면 대기라는 생각은 거의 하지 않기 때문에 온전히 걸리는 의사의 시간을 미리 기록해 놓을 경우, 오랜만에 내원한 당일구환이나 당일신환 혹은 예약을 늦은 환자에게 실제 대기시간 안내가 정확하게 안내 될 수 있습니다.
모든 일에는 설계와 기획이 매우 중요합니다. 우리병원의 예약판 유형은 잘 설정되어 있나요? 지금 바로 확인하세요.
