치과는 환자의 정보를 잘 파악하여 상담동의율을 높이고 환자와의 관계를 유지하여 이탈을 줄이며 소개 환자를 늘리고 내부고객도 만족시키고 매출을 증가시키는 공감목표로 정하고 실현하기 위해 표준화된 시스템을 준비하고 함께 노력하며 효율적인 경영을 하려고 한다. 경영은 매출 증가와 지출관리가 동시에 되어야 한다.
치과의 모든 지출을 관리하기 위해서는 표준화된 양식을 갖추고 데이터화 하여야 하는데 그 중에서 기계 장비의 관리에 대한 프로세스를 설정하고 데이터를 구축하여 효율적으로 운영할 수 있도록 해 보자.
치과의 기계와 장비부터 파악하자
각 장소에 있는 장비의 종류와 수량을 알고 제품명, 구입 날짜와 구입비용, 담당자의 연락처, 장비의 보증기간 등의 현황을 파악하여 전 직원이 알 수 있게 공유하며 각 장비마다 업체에서 요구하는 관리 요령과 절차를 숙지하고 교육하여 문제 해결을 위한 시간과 비용 지출을 최소화하고 사용하지 않는 장비는 처리를 할 수 있게 한다.
장비 안전 관리 대응 매뉴얼을 만들자
사용하고 있던 장비가 작동이 안 되거나 문제 발생할 경우 전문가가 방문하기 위해서는 많은 시간이 소요되고 그동안 진료에 차질이 생길 수 있으므로 장비 문제 발생 시 확인해야 할 내역이나 대처 방안을 기록하여 응급 대응 매뉴얼을 작성해 두고 활용할 수 있게 한다. 장비 관리 전문 업체를 정하여 정기적으로 일정 금액을 지불하고 위탁 관리하는 경우도 있다.
기계와 장비의 A/S 현황표를 만들자
치과에서는 기계나 장비에 문제 발생 시, 해결하기 위해 중간관리자에게 수시로 구두로 전달하고 중간관리자는 이를 해결하기 위해 업체에 전화하여 A/S를 신청하고 전문업체에서 나오면 그 내용을 확인해 주기 위해 시간을 소요하게 된다.
이러한 절차를 공통된 양식으로 A/S 현황표를 만들어 진료실에 부착하여 작성하게 하거나 파일로 만들어 기록하게 하고 담당자를 정하여 운영한다.
장비 관리 대장을 만들자
진료실에 주요 장비를 대상으로 하여 각 장비별로 작성한다. 작성 시는 A/S현황표의 내용을 기초 자료를 보고 관리 대장에 기록하게 하여 각 장비에 대한 데이터를 구축하고 장비의 노후 상태나 교체시기를 결정할 수 있게 하여 지출을 감소시킨다.
내부고객인 직원들을 위해 근무하는 환경적인 부분에 관심을 두고 편안하고 쾌적한 환경을 만들어 제공하고 최신 기계나 장비를 도입하여 업무의 편리함과 효율성이 증가하면 만족도가 높아지고 공통적인 양식으로 통합 관리 체계를 갖추게 되면 누구나 자발적 참여가 되고 함께 운영하는 치과가 될 것이다.
