얼마전 진료실에서 급하게 한 직원이 실장을 찾아왔다
“실장님, 인상재가 있는 줄 알았는데 없어요”
“그럼 빨리 거래처 연락해 보세요. 주문은 했어요? 언제 도착한다고 하던 가요?”
“출고하고 택배로 도착하는 시간이 3일 걸린다고 해요”
이런 상황은 재료의 적정 보유량 파악과 재고 파악이 잘 안되고 재료가 도착하는데 걸리는 시간도 방법도 잘 알지 못해 발생한 상황인데 치과에서 자주 일어나는 일이기도 하다.
오늘은 재료 관리 프로세스를 설계해 보자
1. 새로운 거래처 현황표를 만들자.
일반적으로 치과에서 재료를 구입할 때 보면 명함에 품목을 적어 두어 주문할 때 마다 찾아야 되거나 담당자의 핸드폰에 저장되어 있는 경우가 많아 재료를 주문할 경우 담당자가 부재 시 많은 불편감이 있고 담당자가 아니면 확인이 안되는 경우가 많다. 그런 경우를 대비하여 각 거래처별 현황표를 작성한다.
표의 구성요소로는 거래처와 담당자의 연락처, 거래처별 품목, 전달방법, 소요시간으로 한다 현황표를 작성하게 되면 담당자 부재일 경우 누구나 재료신청이 가능해지는 효과가 있다.
2. 재료 보관 및 정리 기준을 매뉴얼로 작성하고 신청 주기를 정한다.
각 재료마다 진료의 동선을 고려한 보관 위치와 기준을 설정하고 보관 후 쉽게 찾을 수 있도록 품목을 기록하고 매뉴얼을 만들어 두어 재료의 보관위치를 쉽게 파악할 수 있게 하고 담당자는 재고 파악을 한장소에서 이루어지니까 효율적으로 업무가 이루어진다.
재료 주문시는 신청주기를 정하고 재료 도착할 때까지 사용할 수 있는 적정 보유량을 파악하고 남아있는 재고의 기준을 설정한다.
3. 재고 파악을 하자
별도의 구역에 재료를 보관하고 통합적 관리를 준비하였다면 재고파악을 위해 표를 작성하여 기록하며 월별 사용량을 파악하게 되며 재료에 대한 예산을 설정할 수 있다.
재고파악의 구성 요소는 재료 품목, 재료 단가, 규격, 적정 보유량, 현재 보유량, 사용량 주문량이 된다.
재료 품목은 재료마다 기호를 코드번호를 부여하기도 하고 품목 QR코드로 생성하는 등 병원의 실정에 맞게 진행하며 다양한 프로그램으로 데이터화에 하고 있다.
4. 재료 출납 보고서를 작성한다.
재료장에서 재료를 보충하기 위해 가져올 경우는 출납 보고서를 작성하여 담장자가 재고와 출고 여부를 파악할 수 있게 한다. 그리고 새로운 약재나 재료를 개봉할 경우는 일자를 기록하고 출고한다.
5. 재료 신청서를 작성한다
모든 재료는 주문 시 목록을 신청서에 작성하고 입고 물품의 제품명, 단가. 수량을 기록하여 담당자에게 전달하고 파일로 보관하여 입고될 경우 확인을 할 수 있게 한다.
병원에는 다양한 재료가 있어 병원의 상황에 맡게 담당자를 여러 명으로 정하여 재료마다 신청서를 작성하고 한곳에 보관하거나 파일로 정리하고 재료의 입고시는 확인 후 입고일자를 기록한다.
치과의 재고파악은 치과의 동선을 고려하고 재료의 파악이 쉽게 할 수 있는 정리부터 시작하여 재고 파악하여 월별 평균사용량을 분석하여 예산까지 세울 수 있는 모든 것을 포함한다고 보면 된다.
재료 관리 프로세스를 설계하고 데이터화 한 후에 병원 공유 폴더에 올려서 누구나 쉽게 이해하고 담당자가 아니어도 업무를 효율적으로 할 수 있게 하고 재료의 과다한 소비를 줄여 매출에 기여하도록 하며 정기적인 업로드와 피드백을 하여 지속되도록 노력하여야 한다.
