“말하려는데 직원이 떠나 버렸어요…”,
“아직도 말로 하고 있으세요? 요즘 친구들은 일대일로 이야기하면 기분 나쁜 잔소리라고 하고 어떤 업무 지시를 할 경우 이유가 설명이 안 되면 못한다고 합니다. 그럼 우리 전달체계를 조금 바꾸는 것이 어떨까요?”
병원에서 많이 듣는 원장님들과 중간 관리자의 하소연일 것이다.
우린 진료실에서 진료하다가 가끔 문제 있는 것들을 바로 지적하거나 수정을 요구한다. 하지만 진행 상황이 어떻게 되었는지, 다른 직원들에게 전달은 되었는지, 확인이 안 돼 모든 상황을 계속 추적하고 직원들에게 물어볼 수 밖에 없다.
요즘 조직 문화의 트렌드는 구성원들 간의 업무가 투명하여야 하며 업무수행에서는 정확한 수행 이유가 필요하고 편리해야 한다. 이런 많은 진료 환경의 변화에서는 더욱 더 이전에 하던 일대일 방식으로 전달하는 것보다는 병원에 맞는 새로운 소통체계를 갖추어야 할 필요가 있다.
첫번째 스마트 워크 플랫폼을 활용해보자.
우선 일대일 업무 지시에서 전체적 시스템적으로 접근을 할 수 있으며 비대면으로 운영하여 조직 구성원들의 불편감을 해결하고 자발적 참여 및 업무를 할 수 있도록 한다. 카카오톡 단톡방 개설, 구글, 카카오 워크. 플로우, 하이웍스 등을 활용할 수 있다.
두번째 회의 형식에 변화를 주자.
직원들의 회의 참여 방식은 역할을 분담하여 발표형식, 포스트잇 활용법. 만다라트, 브레인 라이팅 등 여러 가지 방법이 있으나 조직 구성원과 회의 목적에 맞추어 진행한다.
병원에서도 실제로 아침 회의나 차트 회의가 있는데 우리 조직 내에서는 원장님 또는 중간 관리자가 회의를 주도하여 병원의 변화를 요구하는 경우가 주로 발생한다.
그러다 보면 듣는 직원들은 매일 반복되는 회의가 길어져 지루하고 상사의 잔소리로만 들릴 수 있으므로 현재 진행하는 회의의 운영 절차를 변경하기로 하였다.
업무 및 진료시스템 변화에 대한 회의에 목적을 두고 원장님, 실장, 진료 팀장들로 구성해 전달사항을 일지로 만들어 미리 기록했다.
아침에 모여 10분동안 발표하는 형식을 회의 원칙으로 정하고 회의 후는 기록하고 요점을 정리하고 결정하여 업무지시 사항을 진행하고 다음날 전날 회의 내용에 대해 진행한 업무 및 시스템에 대해 피드백을 하기로 했다.
그 결과 업무진행 상황도 잘 파악되고 구성원의 연령별 트렌드에 맞추어 회의 시간도 단축이 되고 일대일로 전달하지 않으니 서로 불편한 일도 줄어들며 조직에서 긍정적인 변화와 자발적인 참여가 이루어졌다.
병원에서는 내부 고객들인 직원들 간의 소통이 중요하다. 서로에 대한 신뢰와 이해가 있다면 충분히 조직을 성공으로 이끌어 갈 수 있을 것이다. 소통하는 원칙보다 더 중요한 것은 구성원들 간의 배려이다.
