진료실 인력 부족은 진료의 흐름에서 가장 약점이자 위협 요인이다. 직원이 부족하지만 병원 운영이 되게 하려면 현재 인원으로 업무가 진행이 되어야 한다. 그러기 위해서는 직원들의 현재 업무를 파악하고 업무가 절차에 맞추어 잘 진행되고 있는지 확인할 필요가 있다.
직무 분석의 4가지 유형
■면접법(Interviewing Method)
일반적으로 사용하는 방법이며 직무 분석 담당자가 직접 직원들과 면담을 하여 정보를 얻을 수 있으나 빠른 시간내 정확한 정보를 알기 위해 능숙한 질문 능력이 필요하므로 정확한 업무 정보가 왜곡될 수 있다.
■관찰법(Observation on Method)
담당자가 하고 있는 일을 직무 분석 담당자인 팀장. 실장이 직접 관찰하여 확인하는데 장시간 소요되며 직무 감독자가 있으면 직원의 정보와 역량이 정확하지 않을 수 있으며 직무 역량의 다른 방법과 적절히 사용하면 효율적이다.
■질문지법(Questionnaire Method)
수집하고자 하는 직무정보에 관해서 질문 항목을 상세히 만들어 직무 담당자가 직접 기입하여 직무 역량을 파악할 수 있으나 정확한 질문지 작성이 시간이 소요되고 질문 사항을 이해 못하면 오류가 발생할 수도 있다. 필자는 질문지를 접점별로 세부적으로 작성하고 직원이 직접 작성하기도 하지만 주관적으로 작성이 되어 직무 정보의 오류가 발생할 수 있으므로 직무 감독자와 직원이 함께 작성하고 역량의 오차를 줄이기 위해 직원들과 면담하는 방법을 사용하기도 한다.
■업무보고서(Written narratives)
담당자가 일일 업무 일지나 메모사항 분석을 기초자료로 활용하고 개별 업무기술서를 작성하여 중복되는 업무를 구분할 수 있으며 현 직무 담당자와 감독에 의해 기록되어 고정 직무 분석하는데 정확성이 있다.
업무 기술서는 다른 직원의 인수인계시 자료로 활용하기도 하고 업무 매뉴얼의 기초 자료도 활용한다.
업무 분석을 하는 방법은 각 병원의 환경에 따라 방법을 선택하는 것을 권유한다.
필자는 부족한 인력을 해결하기 위해 업무일지와 업무 기술서를 작성하게 하여 현재 진행 업무를 분석하고 중복 업무를 줄이고 공통 업무와 개별 업무로 나누고 일별로 진행되는 업무를 주별, 월별 업무로 나누어 수시 업무를 주기적으로 전환하고 업무 시간표를 작성하여 직무 구성원들이 정리를 할 수 있는 시간을 효율적으로 사용하게 하였다.
면담을 통해 앞으로 배우고 싶은 업무를 파악, 직무 감독자에게 전달하고 업무가 정기적으로 순환되기를 요구하였다.
직원들이 열심히 하길 원하는 병원 보다는 제대로 업무를 하여 업무 능력이 발휘할 수 있게 하는 병원이길 바란다.
