치과의원의 서류철은 먼저 검색 정보가 들어 있는 파일 캐비닛을 찾은 다음에 주제내용이 들어 있는 캐비닛 내부의 위치를 찾는다. 찾기 쉽도록 알파벳, 자음, 모음 순서 등 세분된 검색 주제어를 서류에 이용한다.
HIPAA
보안규칙: 전자 개인건강정보(ePHI)의 보호
① 비밀성: 위임받은 개인만 전자건강정보에 접근한다.
② 성실성: 위임받은 사람의 교체를 제외하고 정보는 변하지 않는다.
③ 이용도: 위임받은 사람은 상황에 무관하게 ePHI를 항상 검색할 수 있다.
서류철하는 방법(filing)
1. 알파벳 순서
ARMA(정보관리 협회, the Association for Information Management)는 규칙을 표준화하고 미국국립표준협회(ANSI)는 미국국립표준으로 사용하고 있다. 연대기(chronological) 체계를 제외하고 모든 서류철은 알파벳 배열을 사용한다. 치과의원 내의 대부분 서류철은 알파벳 순으로 배열하고 일부는 숫자 서류철(numeric filing) 체계를 사용한다(예: 임상기록).
색인 조회(indexing)는 이름, 주제, 번호로 배열하는 서류철을 사용한다. 개인 이름, 업무 이름, 조직 이름을 색인하기 전에 정확한 순서로 배열한다. 이름, 주제, 단어는 unit로 나눈다. ARMA 정의에서 서류철 unit는 서술한 번호, 편지, 단어, 일부 조합으로, 1개 이상의 서류철 unit는 서류철 내용(즉, 서류철 목적으로 사용되는 전체 이름, 주제, 번호)이다.
2. 숫자 순서
숫자 순서의 서류철은 대형 기록에 사용한다. 할당된 숫자별로 서류를 철하는데, 이 체계의 핵심은 전후 참조(cross-referencing)이다. 전후 참조는 철해진 기록명(또는 숫자)을 나타내는 방법이다. 숫자 순서 서류철에 사용되는 알파벳 순서 목록의 기록은 숫자 이름이 맞도록 한다.
대부분 치과의원이 사용하는 컴퓨터 소프트웨어 프로그램은 숫자 체계를 사용한다. 신환이름을 체계에 입력하면 컴퓨터는 환자번호를 할당하고, 컴퓨터에 번호나 알파벳 형태(이름)로 입력되어 환자 기록의 위치가 정해진다.
3. 지리적 순서
지리적 순서 서류철은 도시, 우편번호, 지역 코드, 주, 국가 등 지리적 위치에 따라 기록을 분류한다. 각 서류에 코드를 붙이고 선택된 지리적 토지경계 설정자(geographic locator)에 따라 철한다.
4. 주제별 순서
주제별 서류철은 주제별로 정보를 검색하는 체계로 업무기록에 사용한다. 주제별 파일은 알파벳 순으로 배열하고 각 주제 내에 소그룹(예, 회사 이름)으로 다시 배열한다.
5. 연대순
연대순 서류철은 날짜, 개월, 년도에 따라 서류 위치를 정한다. 파일은 먼저 주제별과 알파벳 순으로 분류하고 각 주제 내에서 연대순으로 다시 분류한다.
참고문헌
∙ Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.
