어떤 지표를 어느 주기로 관리할 것인지를 결정하는 첫 번째 시스템이 경영회의다. 경영회의를 하지 않는 회사는 없지만, 대부분의 치과는 하지 않는다. 경영회의는 목표를 설정하고 과정을 피드백하는 시간이므로 경영회의를 하지 않는다는 것은 성과를 내기 위해 가장 중요한 이 두 가지가 누락됐다는 말과 다르지 않다.
경영회의를 하지 않아도 될까요?
진료만으로는 치과가 운영되지 않는다. 치과를 오픈하면 환자가 알아서 내원하고, 근처 사는 직원들이 자발적으로 입사를 지원하는 꿈같은 이야기는 전설처럼 남아있을 뿐, 세무는 어떠한가? 세무대리인이 알아서 신고하기에는 환자의 결제 수단도 너무 다양하고, 각종 경비에 대한 증빙관리도 만만하지가 않다. 원장님들의 로망은 진료만 하는 것이지만, 그렇게 하기 위해서는 시스템을 갖춰야 하고 그렇게 하기 위해서는 회의가 절실하다.
언제 어떤 회의를 해야 할까?
가장 기본이 되는 회의는 매일 아침 진료 전 회의와 매월 말 또는 초에 진행하는 월별경영회의이다.
1) 진료 전 아침 회의: 진료 전 아침회의는 짧고 빠르게 매일 누락없이 진행하는 것이 좋다. 아침회의의 목적은 당일 진료를 최대의 효율로 진행하고, 환자의 만족도를 극대화하기 위한 전략을 공유하는 자리다. 미리 예약표를 확인하며 모두가 당일의 진료를 시뮬레이션해보는 것이 효과적이다. 물론, 시뮬레이션은 시뮬레이션일 뿐이지만, 매일 함께 같은 방향을 보고 이슈사항들을 점검하는 것은 매일의 중요한 작전타임이다.
2) 월결산경영회의: 월 결산경영회의는 각종 경영지표를 관리하고 치과 전체의 이슈를 점검하는 회의다. 월결산경영회의 없이 지속가능한 성장 시스템을 세팅하는 것은 어렵다. 결산경영회의는 분명 어느정도 경영의 기술이 필요한 영역이다. 필요하다면 초기 세팅 단계에서 컨설턴트를 초빙하는 등 외부의 도움을 받는 것도 효과적이다. 어려움이 있더라도 월결산경영회의를 꼭 진행하시기를 추천 드린다. 실장, 팀장 등과 함께 해도 좋고 분기에 한 번 정도는 전체 직원이 참여하는 것도 가능하다. 월결산경영회의에서 다뤄야 할 지표들은 다음 칼럼에서 더 상세하게 다루도록 하겠다.
그래도 처음 시작은 원장님 자신과의 회의
많은 조건 중에서도 필자는 리더의 목적과 목표에 대한 구체적인 정의가 가장 중요하다고 생각한다. 회의는 결국 목적과 목표를 효과적으로 달성하기 위한 것이다. 목표에 대해 들었던 비유 중에 가장 기억에 남는 것은 비행기 기장에 대한 비유였다. 비행기가 이륙했는데 기장이 “자, 이제 어디로 갈까요?”라고 묻는다면 얼마나 황당할 것인 가. 매일의 진료 회의와 매달의 경영회의가 아직 진행되고 있지 않다면, 원장님이 먼저 치과 진료와 경영의 목적·목표를 작성해보는 시간을 우선 가져보는 것을 추천 드린다.
