우리는 예약을 잡을 때 병원의 상황과 환자의 시간을 맞추는 데에 초점을 둔다. 원활한 진료흐름을 위해 이것도 중요하지만 좀 더 전략적인 접근도 필요하다. 오늘은 성과를 내기 위한 예약관리 방법에 대해 이야기한다.
성과를 내기 위해서는 측정을 위한 목표(기준)가 필요하다. 아직 기준을 세우지 못했다면 우선 지난 3개월 정도의 매출 및 환자수의 평균을 기준으로 가중치를 더해 목표를 마련한다.
목표를 잡았다면 그 다음으로 예약 원칙을 세우는 것이 바람직하다. 원칙 없는 예약은 진료 혼란을 야기시키고 환자들에게도 불필요한 대기시간을 강요하게 될 수도 있다. 이는 환자 이탈의 주요한 이유가 되기도 한다.
가. 목표 설정
월간 목표를 이루기 위해서는 하루 목표를 설정하고 달성할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 예약은 매출에 직접적인 영향을 미치는 요인 중 하나이다.
✓ 하루 목표 매출액과 그에 준하는 구환/신환 목표 환자 수를 설정한다.
✓ 매일 진료 전 [예약 현황에 따른 예상되는 매출]을 확인하면 오늘 예약의 기준을 잡을 수 있다.
나. 예약 원칙
✓ 진료예약 시간은 최소 단위로 나눠 놓는 것을 추천한다. 그래야 간단 처치 및 Check도 상세하게 조율할 수 있다.
✓ 신환과 구환의 예약을 구분한다.
신환 예약은 구환의 예약시간과는 별개로 관리해 가급적 환자가 원하는 시간에 잡아 둔다. 신환 첫 날은 진단과 상담에 좀 더 집중되므로 실장이나 팀장 등 전담직원 기준으로 예약을 잡는 방법도 좋을 수 있다(수술 등 원장이 움직이지 못하는 시간대를 제외하고).
✓ 담당자에 따른 예약배분
담당자에 따라 예약 배분을 하면 같은 시간이라도 좀 더 효율적으로 환자를 볼 수 있다. 예를 들어 원장 단독진료의 경우 예약 겹쳐 잡지 않기, 원장과 스탭 동시진료인 prep & impression의 경우 원장 진료인 prep 시간을 제외하고 나머지 시간엔 또 다른 환자를 겹쳐 잡기, 스탭 단독진료는 원장 스케쥴과 구분해서 잡기 등으로 관리할 수 있다.
✓ 그 외 특징 별 배분
첫 타임은 예약을 잘 지키는 사람으로 잡도록 하고, 예약 이행률이 낮은 환자는 단독으로 예약을 잡지 않도록 한다.
그동안 빈 시간만을 기준으로 예약을 잡아왔던 병원이라면 우리 병원만의 [성과를 내기 위한 예약원칙]을 세워 전략적으로 예약을 잡아 보길 권한다. 이때 기억할 점은 우리 병원의 현재를 분석해 성과의 기준과 목표를 잡는 것이다.
