효율적인 일계표 작성
이번 칼럼은 수납 일계표 부분이다.
데스크는 환자 응대, 대기실 관리, 접수, 수납, 보험 등의 다양하면서도 중요한 업무들을 수행 하는데 치과 데스크에서 결산 근거로 활용하는 것은 보험청구 프로그램에 따른 입금액이다.
더불어 엑셀로 된 일계표에 입력하거나 수기 장부에 쓰는 방법이 있다. 놀랍게도 장부와 엑셀 둘 다 사용하는 곳도 있다.
‘덴탈위키’에서 실장들 간의 모임을 가졌을 때, 일계표 입력방법에 따른 주제가 언급됐다. 치과 규모, 보험프로그램 종류, 데스크직원의 능력에 따라 결산하는 방법의 차이가 있었다.
알다시피, 보험 프로그램에 입력하는 것은 100% 신뢰할 수는 없다. 카드와 현금란의 입력 실수도, 바쁜 시간에 여러 명 입금을 동시에 처리하다 놓친 경우도 생겨나기 때문이다. 보통은 개별입력(장부, 엑셀 일계표)한 자료와 검산 대조해 일치 여부를 확인하는데 검산이 일치해도 돈이 안 맞는 경우가 종종 있다. 환자에게 돈을 잘못 받은 경우가 그러하다.
장부, 엑셀, 프로그램 3개를 모두 다 사용하는 데스크는 비효율의 극치다. 그 시간을 줄이면 여유 있는 전화응대도 가능하고, 대기 환자와의 눈 맞춤으로 서비스의 질을 높일 수도 있다. 기존에 해온 방법이라서 고수하거나 엑셀(컴퓨터)의 기록은 세무조사에 불리하다는 이유는 틀렸다. 사실 세무조사에서 장부를 들켜 더 많은 과징금을 내는 사례가 훨씬 많았으니 말이다.
좀 더 효율적인 방법으로 제안하고 싶은 건, 엑셀+보험청구 프로그램을 함께 운영하는 것이다.
여기에서 핵심은 우리 치과에 맞는 항목으로 엑셀 일계표를 만드는 것이다. 단순 자동계산기의 엑셀이 아니라, 신환/구환, 내원 경로, 진료내용란을 정확한 체크로 자동적 통계가 잡힐 수 있게 말이다. 1. 환자 CRM (소개환자의 수납금액별, VIP 마케팅 기준) 2. 외부마케팅 경로 환자 수입(마케팅 비용의 효과) 3. 예방으로 관리되는 환자로 인한 직접적 수입과 예방진료로 파생된 수입금 4. 진료별 수입금액/ 원장별 수입금 등이 자동계산으로 구성된 것인가, 그것이 자동으로 월 통계로 정산이 이루어지는 엑셀일계표인가이다.
치과 경영의 시작은 정확한 통계데이터이다. 치과에서 컨설팅 할 때 제일 먼저 손대는 것이 결산방법의 세팅과 실장교육이다. 엑셀프로그램을 작성, 마케팅 제안과 달성 가능한 매출목표, 성‧비수기에 따른 연간 일정도 이 결산결과에서 나온다. 우리 치과 일계표 검토와 실장의 교육 지원을 고려하기 바란다.
