로덴치과그룹 MSO (주)로덴포유
어느 사장이 “내게 아주 훌륭한 아이디어가 있는데 다들 어떻게 생각하시오?”라고 말하며 회의를 시작했는데 이사진들이 100% 동의를 하지 않자 사장은 자신이 생각한 아이디어 이외의 다른 제안들을 묵살했다. 긴장된 분위기에서 시작한 회의는 결국 험악한 분위기 속에서 아무런 성과 없이 끝나버렸다.
나는 이 점을 사장에게 설명했다. “노를 저을 것인지, 항해를 할 것인지 한 가지만을 선택해야 합니다. 아이디어도 당신이 내고 결정도 당신이 하면 다른 사람들이 할 역할은 무엇입니까? 당신은 모두가 당신이 낸 의견을 따라주도록 바라고 있어요. 부하들이 해야 할 일을 사장이 떠맡아 하는 것은 별로 바람직하지 못합니다” - 출처 Terry Kelley 『하마에게 양말을 신기지 마라』 -
회의에 대한 리더의 역할을 분명하게 명시하는 아주 좋은 예화다. 올바른 회의를 위해서는 먼저 회의와 보고를 구분해야 한다. 회의는 의견을 나누는 모임이며, 보고는 지시된 사항에 대해 결과나 과정을 지시자에게 회신하는 행위다. 따라서 보고를 받기 원할 때는 지시 받은 직원이 1:1로 별도의 장소에서 보고하는 것이 바른 보고행위이다.
물론 매월 진행되는 정기 월례회의에 각 팀 별 진행사항에 대한 보고는 정기적이며 공식적인 보고이므로 회의석상에서 진행되어도 되는 내용이다. 다만, 전체회의 시간에 매출하락의 원인을 보고하도록 하여 실장을 난감하게 만든다거나 진료팀 교육평가결과를 보고하게 하여 진료팀장이 당황하게 하는 것은 잘못된 회의 진행방식이다.
또한 예화와 같이 회의시간에 특정인(보통은 원장)이 주제 또는 주제에 맞지 않는 내용을 장시간 설명하는 모습이 보이는데 이는 매우 잘못된 행동이다. 단적으로 예전 국민학교 월요조회시간에 길~게 말씀하시던 교장선생님의 훈화를 떠올리면 된다.
회의를 사전적으로 정의하면 ‘여럿이 모여 어떤 일에 대해 서로 갖고있는 생각을 주고받는 모임’이라고 할 수 있다. 예화는 회의에서 조직의 리더가 어떻게 행동해야 하는지 지침을 내려주고 있다. 분명히 항해하기 위해서 조직원의 의견을 청취하고 전체의 선택을 아우르며 명확한 지시를 내려야 한다. 그래서 필자는 리더에겐 회의를 주재하지 말라고 권유한다.
필자는 회의주재를 실장 또는 팀장에게 하도록 권유한다. 이유는 원장은 리더로서 자신의 아이디어나 의견을 주장하지 않도록 하며, 의사결정권자인 원장 외에 다른 조직원의 의견을 수렴할 수 있도록 중간관리자인 실장 또는 팀장이 회의를 주관함으로써 누구나 발언할 수 있도록 하기 위해서다.
또 다른 이유는 회의를 주관하면서 실장 또는 팀장의 소통능력과 업무시행능력, 통찰력, 조정능력을 향상시키기 위함이다.
회의의 주재자인 실장 또는 팀장은 개인의 역량을 높이고, 조직전체의 성장과 올바른 의사결정을 위해 ‘회의를 준비’해야 한다. 올바른 회의 준비 방법 3가지가 있는데 (1)회의주재를 결정한다 (2)회의주재를 전 조직원에게 알리고 생각을 정리해 의견을 제시하도록 한다 (3)회의록과 회의록작성자를 선정하여 작성토록 한다.
또 올바른 회의 3요소를 (1)반드시 결론이 나는 회의여야 한다 (2)누구나 준비된 발언을 해야 한다 (3)회의록이 작성돼야 한다로 정리할 수 있다.
회의는 문제해결과 성장을 위해서 하는 조직의 행위다. 즉, 성장과 성공을 위해서는 반드시 해야만 하는 중요한 업무 중에 하나다. 회의를 제대로만 한다면 그 조직은 성장할 수 밖에 없다. 지금부터라도 올바른 회의를 위해 노력한다면 그 순간부터 우리 조직은 성장한다.
